おはようございます。大阪市東淀川区の社労士、井上です。
今回は、私が実際に年金事務所から返戻（差し戻し）を2回もくらった実体験に基づく、「外国人労働者の健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届の書き方の注意点」について詳しく解説していきたいと思います。
外国人を雇用した際の手続きは、日本人従業員の手続きとは勝手が異なり、思わぬ落とし穴がたくさんあります。実務担当者の皆様、ぜひこの記事を読んで私の失敗を教訓にしてください！
この記事で分かること
STEP1：在留カードを確認する
外国人を雇用するにあたって、まずは必ず「在留カード」を確認しましょう。
書いてある事すべてが大事なんですが、その中でも以下の2つは特に重要です。
- 就労制限の有無
- 在留期間（満了日）
自社の業務に就くことができるのかどうか、ここで決まります。
「就労制限の有無」の見方
就労制限の有無欄には、以下のいずれかが記載されています。それぞれの意味を分かりやすく表にまとめました。
| 在留カードの記載 | 意味と就労の条件 |
|---|---|
| 就労制限なし | 永住者や日本人の配偶者など、身分や地位に基づく在留資格を持つ人です。 日本人とほぼ同じように職業選択の自由が認められ、法律に反しない限り職種や業種を問わず自由に働くことができます。フルタイムの正社員もアルバイトも可能です。 |
| 在留資格に基づく就労活動のみ可 | いま持っている在留資格（いわゆる就労ビザ）の範囲の仕事だけが認められている人です。 例えば、エンジニアの資格なら専門知識を使う仕事はできますが、工場での単純作業はできません。中途採用時は、予定している仕事内容が資格の範囲内か必ず確認する必要があります。 |
| 指定書記載機関での在留資格に基づく就労活動のみ可 | 多くの場合、技能実習生です。 あらかじめ実習先として登録されている受入機関（指定を受けた実習実施機関）に限って働くことが認められます。自社が指定機関でない限り、一般的な中途採用やパートとしては雇えません。 |
| 指定書により指定された就労活動のみ可 | 「特定活動」の在留資格で滞在している人です。 パスポートに添付された「指定書」に書かれた活動に限られます。ただし、「資格外活動許可」を受けていれば、指定活動の妨げにならない範囲で週28時間以内のアルバイトが認められる場合があります。 |
| 就労不可 | 原則として雇用することができません。 ただし、在留カード裏面の「資格外活動許可欄」に「許可（原則週28時間以内・風俗営業等の従事を除く）」と記載がある場合は、フルタイムは無理でも、条件を守る限り週28時間以内でアルバイトとして雇うことが可能です。 |
「在留期間（満了日）」の確認
入社日以降、在留期間が3か月を超えているか、満了日になっていないかを確認します。
なぜかというと、3か月を超えていると「住民票」が作成されるからです。
STEP2：マイナンバー付き住民票を取得する
在留カードの確認が終わったら、次にマイナンバー付きの住民票を取得してもらいます。
ここで、マイナンバーと住民票上の氏名を確認します。氏名が漢字表記だったりローマ字表記だったりするので、そのまま正確に転記できるよう要注意です。
STEP3：従業員に住民票記載のフリガナを聞く
実は、現時点（本記事執筆時点）では、まだ住民票上のフリガナは「アスタリスク（＊）」などで伏せられていて見えないことがほとんどです。
そのため、後々のエラーを防ぐためにも、必ず従業員本人に「市役所に登録したフリガナはどうなっているか」を聞き取ってください。
STEP4：健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届の作成
準備が整ったら、いよいよ申請書の作成です。
マイナンバーを記載すれば、住所の記入は省略できます。そして必ず、「住民票上の氏名」と「住民票に登録されているフリガナ」を正確に記載してください。
【悲報】私の返戻実体験①：入国直後の申請でつまずく
ここからは、私が実際に体験した恐ろしい「返戻ループ」のお話です。
・入国：4/30
・入社日：5/1
・就労制限の有無：「在留資格に基づく就労活動のみ可」
・在留期間：1年間
・在留資格と業務の適合：問題なし
入国間もないため、当然ながらまだ住民票やマイナンバーがありませんでした。そこでルールに則り、「ローマ字氏名届」を添付し、住所氏名等すべてを記載して申請しました。
すると…次の日にはあっさりと返戻（差し戻し）処理で帰ってきました。
返戻理由は以下の通りです。
個人番号をご記入してください。
※日本国内に住所を有する方は年齢に関係なく個人番号をお持ちです
※外国籍により個人番号と基礎年金番号が結びついていない方や、個人番号をお持ちでない方の場合は、「ローマ字氏名届」を併せてご提出ください
※個人番号を有していない短期在留外国人、海外居住者で、過去に本人確認を行っていない方につきましては、以下の書類のコピーをご提出ください
【短期在留している外国人】旅券の身分事項のページと次のア・イ・ウのいずれか1つ（ア）旅券の資格外活動許可証印のページ、（イ）資格外活動許可書、（ウ）就労資格証明書
【日本国外に居住している方】次のいずれか1つ（運転免許証、旅券等）
私は思いました。
「短期在留でもないし、日本国外でもないから本人確認書類は不要ですよね？ローマ字氏名届は添付しました。それなのになぜ返戻！？」
さっそく、年金事務所に怒りの電話をしました。
年金事務所からの回答（理由）はこうです。
- 「在留期間1年だったら住民票作成は必須なので、取得してください。マイナンバーも同じです。」
- 「資格取得日から5日を超えてもいいので、取得してから申請してください。」
「5日超えてもいいんだ(笑)」とツッコミつつ、大至急従業員に住民票を作成してもらうよう手配しました。
【悲報】私の返戻実体験②：フリガナの壁に阻まれる
住民票ができたので、マイナンバーを記入し、フリガナは「社長に聞いた通り」に記入して再申請しました。
しかし、また返戻で差し戻しです。
返戻理由は以下でした。
入力されている「被保険者氏名（フリガナ）」が住民票上の氏名（フリガナ）と相違しています。住民票に合わせて訂正いただくか、住民票が誤っている場合は、お住まいの市区町村役場へご相談ください。
さっそく、再び年金事務所に怒りの電話をしました。
私：「間違ってるのは氏名ですか？フリガナですか？」
年金事務所：「フリガナです」
私：「正しいフリガナ教えてもらえますか？」
年金事務所：「個人情報なのでお伝えすることができません」
私：「〇〇さんですか？」
年金事務所：「違います」
私：「△△さんですか？」
年金事務所：「惜しいです」
私：「□□さんですか？」
年金事務所：「読み方的にはそんな感じです」
私：「そもそも住民票をとってフリガナ見てもアスタリスク（＊）で見れないんですよ。住民票に合わせてって言われても無理ですよね？」
年金事務所：「それでも合わせていただくしか…」
私：「っていうか、そちらはフリガナ見れるんですか？」
年金事務所：「見れます」
……という、もはやコントのようなやり取りの末、従業員の方に直接聞いたら登録したフリガナを覚えていたので、その通りに記入して再度申請し、ようやく決定通知書が届きました。
まとめ：今後のフリガナ問題の解決に向けて
今回の教訓をまとめます。
- 在留期間が3か月を超える場合は、焦って申請する前に「住民票・マイナンバー」の取得が必須。（5日ルールより優先される実態があります）
- 現時点で住民票上のフリガナはアスタリスクで見れないため、本人が登録したフリガナを忘れていると詰む。必ず本人に確認すること。
なお、この厄介な「フリガナ問題」ですが、今後は少し改善される見込みです。
戸籍に振り仮名が記載されると、住民票にも自動的に順次記載されることとなります（住民票の氏名の振り仮名については、住民の方からの届出は不要です）。
その上で、令和8年（2026年）6月頃（予定）から、希望者は市区町村役場等において、お持ちのマイナンバーカードにも振り仮名を記載・記録することができるようになるほか、新規に発行されるマイナンバーカードにも振り仮名が記載・記録されることとなる予定です。
外国人の雇用や社会保険手続きでつまづいた時は、ぜひ専門家である社会保険労務士にご相談ください。
コメントや相談したいことがある方はぜひ公式LINEからお気軽にご連絡ください。
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